Pour l'innovation en transformation du bois
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1. MISE EN CONTEXTE
La Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, aussi appelée loi 25, a apporté des modifications importantes à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi sur le privé). Elle vise à protéger la population québécoise en responsabilisant les entreprises quant aux informations personnelles qu’elles détiennent.
L’entrée progressive de la loi 25 a débutée le 22 septembre 2022 et d’autres dispositions prendront effet en septembre 2023 et 2024, dont l’obligation de mettre en œuvre une politique encadrant la gouvernance des renseignements personnels.
La Commission d’accès à l’information du Québec (CAI) est l’organisme responsable de surveiller l’application de la loi 25. En cas de non-respect de la loi, elle peut imposer des sanctions s’élevant jusqu’à 25 millions de dollars ou à 4 % du chiffre d’affaires de l’organisation.
2. IMPLICATION POUR TOUS LES EMPLOYÉS
En cas d’incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel, vous devez obligatoirement en informer la personne responsable en fournissant les informations suivantes :
Dans le cas où des incidents de confidentialité se produisaient, un registre sera tenu pour la compilation et la documentation de ceux-ci. Le SEREX doit être en mesure de fournir une copie de ce registre à la CAI, sur demande. Dans le cas où l’incident de confidentialité serait important, il devient obligatoire d’en aviser la CAI.
Un processus préventif sera mis en place, soit l’Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP), qui consiste à considérer tous les facteurs qui auront un impact positif ou négatif pour le respect de la vie privée des personnes concernées.
Une formation sur les bons réflexes en matière de protection des renseignements personnels sera offerte prochainement.
2.1 Conservation et destruction
Le SEREX s’engage à détruire les renseignements personnels des parties prenantes inactives depuis 7 ans ou plus (un inventaire des renseignements personnels sera fait afin que ce point soit à jour). Il est important pour tous les employés de faire un ménage annuellement de leur poste de travail afin de respecter cette directive.
3. PROCESSUS DE TRAITEMENT DES PLAINTES
Voici les principaux éléments du processus de traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels : Toute partie prenante à l’organisation a le droit de faire valoir ses droits tels que le stipule les différents articles de la Loi 25.
Le droit à la désindexation est l’un de ceux-ci. Toute partie prenante pourra demander au SEREX de cesser de diffuser ses renseignements personnels ou de désindexer tout hyperlien rattaché à son nom donnant accès à des renseignements si cette diffusion lui cause préjudice ou contrevient à la loi ou une ordonnance judiciaire (droit à l’effacement ou à l’oubli).
Il sera possible en tout temps de transmettre votre plainte à l’adresse courriel suivante : info@serex.ca
Un retour de traitement de la plainte vous sera fait dans les 10 jours ouvrables suivant le dépôt de celle-ci.
4. PERSONNE RESPONSABLE
La personne responsable de la loi 25 pour le SEREX est :
Julie Lessard, ing.f. M.Sc.
Directrice des services techniques
418 629.2288, poste 237
418.631.3282
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3. PARTAGE D'INFORMATIONS
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Toutes les données stockées dans notre système sont sécurisées et ne sont accessibles que par nos employés autorisés.
Alors que nous prenons toutes les précautions raisonnables pour nous assurer que nos données d’utilisateur sont sécurisées et que les utilisateurs sont protégés, il reste toujours un risque de préjudice. Internet est difficile à sécuriser, et nous sommes donc incapables de garantir la sécurité des données des utilisateurs au-delà d’un effort raisonnable.
Les personnes mineures doivent avoir le consentement d’un représentant légal pour que leurs données soient recueillies, traitées et utilisées.
5. VOS DROITS
Vous avez certains droits concernant vos informations personnelles, y compris le droit d'accéder, de corriger, de supprimer ou de limiter l'utilisation de vos informations. Pour exercer ces droits, veuillez nous contacter à info@serex.ca.
6. MODIFICATIONS DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
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7. CONTACTEZ-NOUS
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Dernière mise à jour : 21 septembre 2023
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Dernière mise à jour : 21 septembre 2023
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